Con la suscripción del convenio de financiamiento 2005-2009 (julio 2004), el Conare identifica posibilidades de crecimiento y de profundización en el ejercicio de la misión que le ha sido encomendada a cada una de sus instituciones, así como del sistema de educación superior estatal como tal. En el marco anterior y con el fin de impulsar acciones y tareas de construcción, desarrollo y fortalecimiento del Sistema de Educación Superior Universitaria Estatal del país, el CONARE crea en su sesión N°32-04 el Fondo del Sistema (FS).
En el momento de su creación el Consejo establece cuatro ejes de acción, en los cuales se enmarcarían las acciones a desarrollar con este fondo, que fueron: calidad, pertinencia e impacto, cobertura y equidad y gestión.
El Fondo del Sistema, por su naturaleza sistémica también permite atender diferentes acciones del Plan Nacional de la Educación Superior (PLANES). Además, con el Fondo del Sistema se da la oportunidad, a aquellas instituciones que han logrado un menor desarrollo o inversión en ciertos temas, considerados estratégicos para el CONARE, de contar con un financiamiento específico que les permita mejorar sus condiciones y disminuir esas brechas
Los proyectos de las áreas de Investigación, Extensión y Acción Social, Vida Estudiantil y Administración podrán formularse y presupuestarse por tres años, en el entendido de que el presupuesto asignado para el primer y tercer año corresponde al segundo y primer semestre respectivamente. Los planes de trabajo de las comisiones y subcomisiones deben formularse y presupuestarse anualmente.
Las partidas presupuestarias que se financian son: servicios, materiales y suministros, bienes duraderos, transferencias corrientes, todas ellas según el detalle establecido en el Clasificador por objeto del gasto del sector público vigente, del Ministerio de Hacienda de Costa Rica. La partida de remuneraciones, aplica únicamente para proyectos del Área de Docencia y por el origen del Fondo, para la iniciativa del Área de Administración, denominada “Apoyo a la gestión de los proyectos financiados con recursos del FS”.
Las subpartidas presupuestarias sujetas a valoración y que deben ser ampliamente justificadas ante la Comisión de Vicerrectores corresponden a la partida de servicios y son:
Los requisitos se publican en el sitio web del CONARE, al momento de dar apertura al concurso, en la convocatoria nacional en el siguiente link https://www.conare.ac.cr/fondo-del-sistema/#1662757941078-ce34f060-e566, con el nombre “LINEAMIENTOS PARA FORMULACIÓN, APROBACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS Y PLANES DE TRABAJO FINANCIADOS CON RECURSOS DEL FONDO DEL SISTEMA”.
Los proyectos y planes de trabajo de comisiones, subcomisiones e iniciativas, financiados con recursos del Fondo del Sistema pueden formularse una vez el Consejo Nacional de Rectores apruebe el concurso y se publique en la página web y en el Sistema del Fondo del Sistema en la sección de Noticias.
Con el Fondo del Sistema se financian algunas líneas estratégicas que el CONARE desea impulsar en las Instituciones de Educación Superior Universitaria Estatal, así como iniciativas, proyectos y planes de trabajo de comisiones, subcomisiones e iniciativas, estos últimos presentados por equipos interuniversitarios en las diferentes áreas sustantivas y de gestión, del quehacer universitario.
Un proyecto, según el Project Management Institute, se define como: “un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, y tiene la característica de ser naturalmente temporal, es decir, que tiene un inicio y un final establecidos, y que el final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.”
Un plan de trabajo, es la planificación de un conjunto de acciones o actividades que se diseñan con el fin de que un equipo pueda alcanzar un objetivo.
Pueden participar funcionarios activos de al menos dos universidades estatales adscritas al CONARE. Adicionalmente, podrán participar funcionarios de los programas académicos y de investigación del CONARE (OPES-PEN-CeNAT)
La reasignación de superávit para los proyectos y planes de trabajo de comisiones, subcomisiones e iniciativas, se rige por la normativa y los procedimientos internos de cada universidad y es responsabilidad del coordinador del proyecto y del responsable en cada institución iniciar las gestiones que correspondan.
Para adquirir activos con recursos del Fondo del Sistema, se deben seguir los procedimientos de contratación administrativa de la institución que realice la compra. El control, uso y custodia de los activos adquiridos, se regirá de acuerdo con la normativa de la institución en que se adquirió. Una vez que finalice la iniciativa, el responsable por institución deberá devolver todos los activos a la institución que los adquirió, donde pasarán a formar parte de su patrimonio.
La ejecución y modificación presupuestaria de los recursos asignados del Fondo del Sistema se hará conforme al procedimiento y los plazos establecidos en la institución donde estén presupuestados los recursos. Se debe considerar:
Los cambios en la formulación de un proyecto o plan de trabajo de una comisión, subcomisión o iniciativa, que se encuentre vigente, se debe gestionar siguiendo los “LINEAMIENTOS PARA FORMULACIÓN, APROBACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS Y PLANES DE TRABAJO FINANCIADOS CON RECURSOS DEL FONDO DEL SISTEMA” y lo establecidos en cada una de las instituciones participantes.
Una vez que el Consejo Nacional de Rectores (CONARE) asigna los recursos, el Área de Desarrollo Institucional remite las formulaciones a las dependencias financieras y de planificación, de las universidades estatales, para que estas los incorporen en sus planes y presupuestos. Una vez que los mismos sean aprobados por las autoridades de las Instituciones y por la Contraloría General de la República, los responsables podrán ejecutarlos.
La transferencia de los recursos del Fondo del Sistema asignados a cada una de las universidades estatales no la efectúa el CONARE, sino que forma parte de las transferencias del Fondo Especial para el financiamiento de la Educación Superior (FEES) que realiza el Gobierno directamente a cada institución